Qu’est-ce qu’un système PIM ?

Je suis sûr que vous n’avez aucune idée de ce qu’est un système PIM. C’est peut-être un sujet très technique, mais dans ce billet je vais expliquer (je suis dans le monde numérique depuis de nombreuses années), ce qui permet à toute entreprise de gérer toutes les informations graphiques et textuelles sur ses produits de manière centralisée et accessible pour tous les utilisateurs qui travaillent avec ces produits. Et pour cela nous allons utiliser le gestionnaire PIM de la société Hypercomm (site web).

Système PIM

L’acronyme PIM signifie « Product Information Management » ou, en d’autres termes, un système de gestion et d’administration des informations sur tous les produits d’une entreprise. Cela semble évident, mais si vous n’avez pas travaillé dans le commerce électronique, vous n’avez pas conscience du nombre de personnes impliquées dans la création, l’enregistrement, la modification et la maintenance du contenu des produits. Et de tous les efforts que font les entreprises pour s’assurer que les informations qui apparaissent dans leurs boutiques en ligne sont à jour et remplissent leur fonction : remplacer automatiquement le vendeur dans le magasin physique en ligne lorsque vous êtes confronté au produit sur le site web.

En voici quelques exemples :

  • Le personnel administratif du service des achats qui crée d’abord le produit dans le « système ». Ces travailleurs définissent les données de base du produit dans le système de gestion de l’entreprise, appelé ERP (Enterprise Resource Planning). Par exemple, le code produit unique (SKU) du produit, qui est comme son ID, le fabricant, la catégorie et la sous-catégorie, les caractéristiques du produit (dimensions, couleur, fonctions, etc.).
  • Le personnel commercial qui définit le prix d’achat, la marge du produit et le prix de vente du produit dans les canaux de l’entreprise (magasins physiques, boutique en ligne, catalogues, etc.) ;
  • L’équipe marketing de l’entreprise qui souhaite préparer un catalogue d’offres ou des affiches de produits pour les magasins physiques, pour lesquels elle a besoin de données actualisées et de télécharger des images bien découpées, avec différentes résolutions, tailles et « poids » pour l’impression et les affiches ;
  • L’équipe chargée du contenu web, qui peut vouloir faire des descriptions du produit « Google friendly », avec des critères de référencement (positionnement naturel dans les moteurs de recherche) ;-
  • Le développeur front-end peut vouloir publier des mises en avant de produits spécifiques sur la page d’accueil de la boutique en ligne ou envoyer une lettre d’information aux clients. Pour cela, il aura besoin de photos du produit au bon poids (léger, pour que Google ne se fâche pas) et même d’une vidéo du produit en action ;
  • Le personnel du service clientèle qui peut vouloir vérifier le produit dans le système pour voir sa disponibilité en stock, magasin par magasin, et ainsi être en mesure de répondre à un client qui souhaite acheter près de chez lui.

Synonymes pour PIM

La gestion des informations sur les produits dans le catalogue d’une entreprise peut également être appelée PDM (Product Data Management), PDM (Product Data Management), PDM (Product Data Management), PDM (Product Data Management) ou PDM (Product Data Management) :

  • PDM (Product Data Management),
  • PCM (Product Content Management),
  • PRM (Product Resource Management) ou
  • MDM (Product Master Data Management).

En général, un PIM est utilisé dans les entreprises de manière transversale, mais sa face la plus visible est généralement l’utilité que ce « référentiel » de fiches produits apporte au site web ou au commerce électronique de l’entreprise. En ce sens, les principales plateformes de commerce électronique disposent généralement de « connecteurs » qui leur permettent de se connecter à un PIM pour « tirer » cette base de données et publier le contenu des fiches produits à vendre.

Avantages d’un système PIM

Le principal avantage de l’un de ces systèmes de gestion des produits est que, comme toutes les informations sur les produits sont centralisées en un seul endroit, le PIM permet de disposer d’informations actualisées et uniques, sans risque d’erreur selon la source, sur tout support utilisé par l’entreprise pour fournir des informations sur ses produits : catalogues papier et virtuels, boutique en ligne, informations téléphoniques pour les clients, etc.

Le deuxième avantage est que les solutions PIM modernes sont dans le cloud, tout comme un fichier texte ou une feuille de calcul accessible par plusieurs personnes en même temps sans interférence entre elles.

Le troisième avantage du PIM est qu’il permet à tous les collaborateurs de l’entreprise d’interagir avec les produits en un seul endroit (le cloud) et sans risque de perdre des informations ou de modifier ou ralentir le travail d’un autre département sur les fiches produits. En d’autres termes, il permet de travailler en parallèle et sans ralentir le travail de tous les autres.

Un autre avantage est qu’il vous permet de créer des flux de travail et des utilisateurs autorisés à accéder aux informations, à les modifier ou à les approuver. Il vous permet également de conserver un historique des versions de chaque produit, en enregistrant qui a modifié quoi, quel jour et à quelle heure, et en permettant, si une erreur le justifie, de revenir à une version antérieure en quelques secondes.

Dans l’ensemble, ce type de solutions est participatif, parallèle, dans le cloud et synchronisé, permettant une grande efficacité et un gain de temps dans les entreprises disposant d’un catalogue de produits généreux.

Architecture PIM

Une autre des possibilités offertes par un PIM est de travailler de manière synchrone avec d’autres systèmes de l’entreprise tels que le gestionnaire d’inventaire ou le CRM (référentiel où sont stockés les clients et l’historique des contacts avec chacun d’entre eux : appels, campagnes, commandes, particularités, etc.) Comme vous pouvez le voir dans le graphique ci-dessous, l’ERP est, pour ainsi dire, la superstructure à laquelle « tout » est suspendu dans l’entreprise. Et le PIM, un support pour pouvoir sortir les informations sur les produits dans n’importe quel format et de manière cohérente et actualisée, sans marge d’erreur.

organisation pim

Ce qu’un PIM n’est pas

Maintenant que vous en savez un peu plus sur les questions techniques et la manière dont les informations sur les produits sont gérées, il convient d’apporter une précision importante : un PIM n’est pas un ERP.

En effet, le PIM « tire » certaines données sur les produits de l’ERP à partir de la minute où le produit est créé dans l’entreprise, mais l’ERP organise de manière informatisée toute la gestion centrale de l’entreprise. On pourrait dire que l’ERP est au cœur de l’entreprise ce que le PIM est à la récupération des informations sur les produits dans les bonnes directions afin que le cerveau dispose toujours des mêmes informations actualisées sur ses produits.

Un PIM n’est pas non plus le gestionnaire des stocks de l’entreprise, qui surveille les stocks dans l’entrepôt, les fournitures et les fonds dans le catalogue. En d’autres termes, la mission du PIM n’est pas d’informer sur les stocks (il s’agit d’une variable physique-matérielle) mais sur les contenus et les informations.

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