Comprendre la fiche de paie en ligne

La fiche de paie en ligne est aussi appelée fiche de paie dématérialisée. Les employeurs peuvent donc fournir un bulletin de paie sous format électronique. Cette solution apporte plusieurs avantages. Il y a également des points à savoir avant de souscrire à ce service.

Pourquoi la fiche de paie en ligne ?

Une fiche de paie est un justificatif important que ce soit pour l’employeur que pour le salarié. Il inclut diverses mentions obligatoires. Pour la matérialiser, il faut également réaliser divers calculs. C’est là qu’intervient la fiche de paie en ligne. Elle apporte des avantages pour l’employeur, mais aussi pour le salarié.

Pour l’employeur, il y a tout d’abord le gain de temps. Réaliser une fiche de paie en ligne est plus facile et plus pratique, plus rapide également, comparée à une fiche de paie traditionnelle. Il y a ensuite la sérénité. En passant par un prestataire de service en ligne qui propose la réalisation de bulletin de paie, un employeur peut réduire les risques d’erreurs contrairement aux tableurs Excel que l’on peut utiliser mais pas sans risque d’erreurs.

Pour le salarié, il y a le côté pratique. Il a la possibilité de consulter sa fiche de paie à tout moment. Il faut juste qu’il la télécharge sur son pc portable (afin de pouvoir la transférer par mail, par exemple). Il n’a pas à faire une demande auprès de son employeur.

Qui peut réaliser une fiche de paie en ligne ?

Tout employeur peut demander la réalisation d’une fiche de paie en ligne. Si l’employé n’émet pas d’objection à la mise en place de son bulletin de paie de manière dématérialisé, l’employeur a le droit de le faire librement. Sans désaccord du côté du salarié donc, l’employeur peut transmettre la fiche de paie via cette solution.

Réalisation d’une fiche de paie

Il existe divers prestataires de services qui proposent la réalisation d’une fiche de paie en ligne. La fiche doit par contre contenir les mentions obligatoires définies par la loi. Il est également possible de passer par des sites pour créer la fiche de paie. À ce moment-là, la plateforme utilisera des logiciels pour créer le document. Notez cependant qu’il vaut mieux choisir un site payant. Les plateformes gratuites ne sont pas ou très peu fiables.

La conservation et la récupération sur le logiciel de paie

Une fiche de paie, même en ligne, doit être conservée pendant 50 ans. Concernant la remise, le salarié peut y accéder en téléchargeant le document.

Dans le cas de cessation d’activité du côté du prestataire ou de l’entreprise, il est toujours possible de récupérer la fiche de paie en ligne. Les salariés doivent tout d’abord être informés de la situation. Ensuite, ils ont 3 mois pour récupérer leurs fiches de paie.

  • <ul> Les mentions obligatoires

La fiche de paie doit obligatoirement comporter les éléments suivants (article R. 3243-1 du Code du travail) :

Le nom et l’adresse de l’employeur et, le cas échéant, la désignation de l’établissement dont dépend le salarié ;

La référence de l’Urssaf auquel l’employeur verse les cotisations de sécurité sociale, son numéro de Siret et son numéro du code NAF/APE ;

L’intitulé de la convention collective applicable (à défaut, les références du Code du travail concernant la durée des congés payés et les délais de préavis en cas de cessation du contrat) ;

Le nom et l’emploi du salarié, ainsi que sa position dans la classification conventionnelle qui lui est applicable et son coefficient ;

La période et le nombre d’heures auxquels se rapporte le salaire, en distinguant les heures payées au taux normal et celles payées en heures supplémentaires ;

Pour les salariés sous convention de forfait, la nature et le volume du forfait ;

L’indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail ;

La nature et le montant des accessoires de salaire (primes, avantages, etc.) soumis aux cotisations salariales et patronales ;

Le montant de la rémunération brute ;

La nature et le montant de tous les ajouts et retenues réalisés sur la rémunération brute (CSG, CRDS, cotisations salariales, etc.) ;

Le montant de la somme nette versée au salarié et de la date de paiement ;

La date de congés payés et le montant de l’indemnité correspondante quand une période de congé annuel est comprise dans la période de paie considérée ;

Le montant de la prise en charge des frais de transport ;

La mention obligeant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée (article R. 3243-5 du Code du travail).

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